Leidinggeven op afstand. Het liefst leid je een team dat lekker draait en op volle sterkte is. Waarvan elk teamlid goed functioneert en verantwoordelijkheid pakt. Zodat je samen goed presteert.
De vraag is nu: lukt dat ook online? Want werken op afstand geeft extra uitdagingen.
Het wegvallen van informeel contact en verbinding. Verstoorde communicatie en informatiestromen. Thema’s als eenzaamheid en verzuim. Veranderde behoeftes van je medewerkers. De aansturing van je team wordt hierdoor lastiger.
Waar een crisis is, is een kans.
Dit is het motto van een succesvolle hockeycoach. Ook al tennis ik liever dan ik hockey, ik sluit mij hier volledig bij aan. Een medaille heeft 2 kanten. En samen met alle uitdagingen, liggen er nu meer kansen dan ooit:
- Een kans om je met je team te bekwamen in online samenwerken. Want dat is een blijver.
- Een kans om aan vertrouwen te bouwen en onderling op een dieper niveau te verbinden. De aanknopingspunten liggen voor het oprapen.
- Een kans om als leidinggevende het verschil voor je mensen te maken en je van je beste kant te laten zien. Dit wordt
juist nu enorm gewaardeerd. - Een kans om teamproblemen nu écht aan te pakken en structureel op te lossen, want deze problemen sluimeren al langer onder het oppervlak.
Pak dus je leiderschap en buig die uitdagingen om in kansen. Ik geef je 7 tips voor leidinggeven op afstand:
1. Zorg voor structuur. En kies. Alle beperkingen, veranderingen en extra verantwoordelijkheden thuis zorgen voor ‘overwhelm’. Aan jou de taak om focus te creëren. Bespreek regelmatig wat nu de koers en het gezamenlijke doel is. Stel samen prioriteiten. Durf te kiezen, zodat voor iedereen klip en klaar is wat NU urgent en belangrijk is (en wat op de NU NIET-lijst kan). Zo draag je bij aan overzicht en focus. Daar is grote behoefte aan.
2. Maak je zelf vrij (ipv van de hele dag te besteden aan meetings of operationele problemen). Zorg dat je ruimte in je agenda blokt en beschikbaar bent voor de menskant in je aansturing. Daar ligt jouw toegevoegde waarde! Word je toch steeds de operatie of inhoud ingezogen? Leg de verantwoordelijkheid terug in je team, zet je coachingsvaardigheden in en geef je grenzen aan. Lastig? Dan ligt hier een kans om deze leiderschapskills aan te scherpen.
3. ‘Show that you care’ Laat zien dat je het welzijn van je teamleden belangrijk vindt. Juist nu wil je onnodig verzuim voorkomen. Moedig medewerkers aan hun gezondheid serieus te nemen. En nodig uit om tijdig aan te geven als ze tegen een grens aanlopen.
Laat als management ook in daden zien dat je vitaliteit belangrijk vindt.
Kort overleggen bijvoorbeeld in tot 50 minuten, zodat mensen tussen meetings door een korte pauze kunnen nemen.
Promoot lunchwandelingen. Zorg ook dat deze tijd goed weg te schrijven is en geen knelpunt met declarabiliteit oplevert.
Deel je uitdagingen met elkaar. Denk aan het scholen én opvangen van kinderen of een zieke partner. Hoe gaan jullie daarmee om?
Door dit soort lastige onderwerpen op een veilige manier te bespreken, vergroot je onderling vertrouwen en begrip. En draag je bij aan het voorkomen van verzuim op de korte én lang termijn.
4. Check vaker kort 1-op-1 in en luister actief naar de behoefte van je medewerkers. Helaas klopt de aanname dat mensen wel aan de bel trekken als dat nodig is niet. Normaal gesproken is de drempel, om zorgelijke zaken met hun leidinggevende te delen, al hoog voor veel medewerkers. Nu de afstand groter is geworden, is die drempel alleen maar hoger geworden.
Het is aan jou om het initiatief te blijven nemen en te weten wat er speelt bij iedere medewerker. Door zelf pro-actief een open en veilig gesprek te initiëren en mee te denken in oplossingen, verlaag je de drempel voor medewerkers om transparant te zijn.
5. Leid met vragen (ipv met antwoorden en argumenten). Door goede vragen te stellen krijg je het snelst zicht op de ideeën en onduidelijkheden die bij je team leven. Krijg je scherp waar de gemeenschappelijke meningen en behoeften zitten en de verschillen. Een goede vraag heeft de potentie om medewerkers te betrekken, motivatie aan te wakkeren, verbinding te creëren, te inspireren. Beantwoord samen eens een vraag als: “Hoe worden we hier als team sterker door?” Door te leiden met goede vragen vergroot je de effectiviteit van je online gesprekken (je 1-op-1s én je teamgesprekken). Op afstand werken biedt een kans om deze onderschatte leiderschapsskill aan te scherpen.
6. Schrap inhoud van de agenda. Zodat je tijd voor teamzaken in je overleg hebt. Effectief online samenwerken vraagt dat je van tijd tot tijd met elkaar bespreekt wat er onder in de onderstroom speelt. Wat onuitgesproken verwachtingen of zorgen zijn. De emoties die leven. De irritaties die in de weg zitten. Waarbij je elk teamlid uitnodigt om zich uit te spreken, ook al heb je een afwijkende mening. En waarbij je stimuleert dat mensen echt luisteren naar elkaar, zodat je een open en eerlijk gesprek op gang brengt. Ja, dat kost tijd. Tijd die je niet aan inhoud kunt besteden. Maar die je 3 keer terugverdient omdat de klokken weer gelijk staan, je minder misverstanden hoeft op te lossen, je mensen beter aangehaakt blijven en je samen effectiever werkt.
7. Ga ervan uit dat online samenwerken een blijver is. En zorg dat je team daar steengoed in wordt. Want alleen als je in staat bent om ook op afstand goed samen te werken, blijf je als team vlammen en zet je jaar na jaar mooie resultaten neer.
Dit waren mijn 7 tips voor leidinggeven op afstand. Wil jij, als leider of HR-professional weten hoe je dat praktisch aanpakt? Plan dan hier een Strategiegesprek in.