Maak van stressmanagement jouw topprioriteit

Het zit er op. Het heerlijke vakantiegevoel maakt snel plaats voor de dagelijkse realiteit. Nog krap 4 maanden om je team- of afdelingsdoelen te halen. Wat mij betreft komt daar nog een belangrijk doel bij.

De kans is namelijk aanzienlijk dat jij momenteel mensen onder je hoede hebt die kampen met levensloopstress: stress veroorzaakt door een langdurige impactvolle privé situatie. Denk aan een (v)echtscheiding, mantelzorg, schulden, ziekte, rouw of verlies. Kopzorgen en emotionele ervaringen waar je niet in een paar weken uit bent.

Zorg van de Zaak meldde onlangs dat 80% van de Nederlanders de afgelopen 5 jaar met een vorm van levensloopstress te maken heeft gehad. Het is onderdeel van het leven en overkomt ons allemaal. Van welke collega weet jij dat hij momenteel in een pittige situatie zit thuis? En als je er nu toch over nadenkt, van wie vermoed je het? Deze collega’s hebben afgelopen zomerweken hun batterij aanzienlijk minder goed op kunnen laden dan de rest van het team.

Praten met collega’s over je privésores? Dat doen we liever niet. We vallen een ander er niet graag mee lastig. Laat staan je leidinggevende. We houden ons sterk en klagen niet. Maar als je langdurig onder spanning en stress staat, brand je langzaam op. Hoe gedreven en sterk je ook bent. Dit voltrekt zich dagelijks in iedere organisatie, in elk team, ook onder jouw ogen.

Ga jij het gesprek aan?
60 procent van de medewerkers die kampen met levensloopstress meldt zich uiteindelijk ziek. 2 van de 3 mensen die net door jouw hoofd gingen vallen dus mogelijk uit.

Ondanks jarenlange overheidscampagnes gericht op stress (de Week van de Werkstress bestaat sinds 2014), toenemende media-aandacht, alarmerende onderzoekscijfers en het groeiende aantal stressconsulenten, dalen de burnout-cijfers niet. HR zorgde voor aangescherpte procedures en verbeterde verzuimprotocollen, er lopen mindfullness cursussen en vitaliteitstrainingen. En toch lukt het niet om grip op stress op onze werkvloer te krijgen.

In bijna 50% van het totaal aantal verzuimgevallen spelen niet-medische factoren. Dit geldt voor 70% van het aantal lang verzuimgevallen (vanaf zes weken of langer). (Bron Zorg van de Zaak, 2019). Terwijl we weten dat het ingrijpende gevolgen heeft voor degenen die in een burn-out terechtkomen. Dat door uitval de druk op de rest van je team toeneemt. En dat de kostenpost schrikbarend is.

Waarom lukt het ons niet om hier grip op te krijgen? Het belangrijkste knelpunt zit in de relatie tussen leidinggevenden en medewerkers. Beiden gaan het zo nodige onderlinge gesprek over stress uit de weg, waarmee het onderwerp in de taboesfeer blijft. Ook herkennen we de signalen van dysfunctionele stress niet tijdig. De situatie ontsnapt onze aandacht en komt vaak te laat of niet op tafel. En wat je niet weet kun je niet managen. Hier valt heel wat te winnen. Wat mij betreft maken we de komende tijd topprioriteit van stressmanagement. Als we dit nu niet doen, wanneer dan wel?

Waarom jouw medewerkers het bespreken van stress uit de weg gaan.
Ook jij streeft er vermoedelijk na om laagdrempelig te zijn en hebt een open deur beleid. Toch durven slechts 2 op de 10 mensen die kampen met levensloop- of werkstress initiatief te nemen en dit met hun leidinggevende te bespreken. De grote meerderheid ervaart een te hoge drempel om bij jou binnen te lopen en hun problemen met je te delen. Wat zit hierachter?

Medewerkers worstelen met schaamte, angst voor een stempel of oordeel (ook van collega’s). Ze vrezen voor het uitblijven van contractverlenging of andere negatieve carrière gevolgen. En dan zijn ze nog verder van huis.

Ook loyaliteit speelt een rol. De overtuiging ‘mijn manager heeft genoeg aan het hoofd en zit hier niet op te wachten’ leeft vaak. En ook het omgekeerde komt voor: een medewerker ervaart te weinig vertrouwen of sociale onveiligheid en kiest ervoor mooi weer te spelen.

Wat het nog complexer maakt is dat langdurige stress onder andere als gevolg heeft dat angst opspeelt. De gedachte aan een gesprek met een leidinggevende waarbij je je kwetsbaar opstelt alleen al, roept zo veel beren op, dat iemand het gesprek uit de weg gaat en het liever zelf oplost.

Waarom jij als leidinggevende mogelijk het gesprek niet tijdig aan gaat.
Ook leidinggevenden worstelen met het bespreekbaar maken van onderwerpen als stress en burn-out. Het woord stress heeft een negatieve lading gekregen, waardoor we het liever vermijden. We zijn bang om ‘het groter te maken dan het is’. Of we zien niet meteen een oplossing. Dus stellen we het gesprek nog even uit, ons niet altijd realiserende dat de oplossing juist start bij dat gesprek.

Ook hier spelen aannames en overtuigingen een rol. ‘Ik kan er pas iets aan doen als iemand er zelf mee komt’, hoor ik vaak, waardoor een manager het initiatief bij de medewerker laat. Gezien fysieke processen die zich in het brein en lichaam voltrekken bij aanhoudende stress is dit geen reële verwachting. Mensen buffelen vaak net zolang door totdat het lichaam een halt toeroept en ziekmelden de enige optie is. Door alert te zijn op de signalen en zelf initiatief tot een gesprek te nemen, kun je dit voor zijn.

Ook weerhoudt het idee dat privéproblemen toch niet beïnvloedbaar zijn je misschien. Het is niet aan jou als leidinggevende om privéproblemen op te lossen. Je kunt wel het verschil maken door te luisteren naar iemands verhaal, begrip te tonen en samen te bekijken wat dit betekent voor de huidige workload en werkafspraken.

Of je denkt wellicht dat het jouw zaak niet is, omdat werk en privé te scheiden zijn. Ook deze illusie ga ik helaas doorprikken. Ga maar na. Als jij een sh*tdag op kantoor hebt of in een pittig conflict met je collega zit, neem je dat mee naar huis. Het heeft impact op hoe je je voelt, op de gesprekken die je thuis voert. Mogelijk ook op de kwaliteit van je avond én van je nachtrust. Een slechte nacht en je zorgen aan de ontbijttafel, zijn van invloed op je concentratiespanne, je scherpte, je creativiteit, je irritatiegrens op je werk. Werk en privé zijn onlosmakelijk verbonden met elkaar.

Tot slot is er nog de noodzaak en verleiding om de business of de klant prioriteit te geven boven het ‘ongemakkelijke persoonlijke gesprek’. De aanname en verwachting om te moeten dealen met potentieel drama of emoties in een gesprek, maakt dat we er tegen opzien, het uitstellen of bij HR leggen.

Ben je bereid te onderzoeken waardoor jij een gesprek over stress mogelijk wel eens uitstelt of op de lange baan schuift? Alleen al door hieraan te werken, help je mee het taboe op stress te doorbreken.

Stressmanagement onderdeel van jouw dagelijkse aansturing.
Als jij het in jouw team voor elkaar krijgt dat het bespreken van stress ‘het nieuwe normaal’ wordt, voorkom je pijnlijke persoonlijke ervaringen. Bovendien heeft het een positief effect op je teameffectiviteit en resultaten, op je verzuimcijfers, op je MTO-score, op je uitstraling als werkgever.

Door stressmanagement een vast en terugkerend onderwerp te maken in je informele gesprekken en in je reguliere 1-op-1’s, weet je beter wat er speelt en kun je hierop anticiperen. Je loopt minder achter de feiten.

Doe je dit ook in je team overleggen, dan zijn je collega’s beter op de hoogte van elkaars situatie en ontstaat er meer onderling begrip. Je gaat zien dat teamleden stress-signalen bij elkaar oppikken, onderling het gesprek aangaan en samen creatieve oplossingen bedenken om dingen toch voor elkaar te krijgen, ondanks dat een collega tijdelijk minder op zijn bord kan hebben. Dit maakt de situatie veel dragelijker voor de collega(‘s) die kampen met stress, draagt bij aan het wij-gevoel en stressmanagement wordt een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Besluit.
Het enige dat nodig is om dit te realiseren is jouw besluit. Jij kunt je, hier en nu, committeren aan het doel om stressmanagement topprioriteit te geven en onderdeel van jouw dagelijkse aansturing te maken. En om het op de agenda binnen je MT te zetten mocht dit hier nog onvoldoende aandacht krijgen. Jouw team heeft je leiderschap op dit punt nodig. Want als jij dit gesprek niet aanzwengelt, gebeurt het voorlopig niet.

Ben jij bereid om dit besluit te nemen? En er zo mee voor te zorgen dat gesprekken over stress het nieuwe normaal worden? Dit is wat jij kunt doen:

  1. Van reactief naar pro-actief.
    Geef gehoor aan de landelijke campagne ‘Weet wat er speelt’ en check vaker informeel in bij je teamleden met een neutrale vraag als: ‘hoe gaat het met je? Of ‘wat houdt je bezig?’ Bouw continu aan de relatie met je medewerkers.
  2. Van afwachten naar samen aangaan.
    Pak je leiderschap en neem het initiatief voor individuele gesprekken. Zo zet je mensen ook aan om zelf initiatief te nemen als er aanleiding toe is. Deel zelf eens hoe jij omgaat met werkdruk en stress. Of over een ervaring waarbij je zelf wellicht met levensloop stress kampte. Je zult zien dat dit de drempel voor medewerkers verlaagt om ook hun ervaringen te delen.
  3. Van urgent naar belangrijk.
    Agendeer het onderwerp stressmanagement op de teamagenda vóórdat het water aan de lippen staat. Laat zien dat je het punt serieus neemt en dat het iedereen in je team aangaat door er teamtijd voor vrij te maken. Neem je team mee in wat er op directieniveau besproken en gedaan wordt om stress beter te managen.
  4. Van beladen thema naar positieve taal en toon.
    Verdiep je samen in de werking van stress en leer medewerkers hun persoonlijke stress signalen te herkennen. Neem de bestaande misvattingen weg. Onderzoek welke vooroordelen over stress en burn-out er in jouw team leven, want iedereen heeft ze.
  5. Van incidenteel naar integraal onderdeel van jouw aansturing.
    Stel (team)doelen op het vlak van stressmanagement, zodat het een integraal en vast terugkerend onderdeel wordt van jouw aansturing, van plannen en acties, van 1-op-1 en teamgesprekken.
  6. Van onbewuste drempels naar bewust werken aan sociale veiligheid.
    Voorkom dat je in een gesprek over stress (zowel bij een 1-op-1 als in een teamgesprek) onbewust belemmeringen opwerpt waardoor medewerkers zich onveilig voelen en niet open durven zijn. Benieuwd naar jouw mogelijke blinde vlekken waardoor je drempels creëert? Check dan de Checklist ‘30 blinde vlekken die de sociale veiligheid in je team beïnvloeden’.

Bedankt voor het lezen van dit artikel. En voor je bereidheid om stressmanagement serieus te nemen. Inspireer je collega’s om dit ook te doen, door dit artikel te delen. Sharing = caring.