Feedback team

Hoe creëer je een feedback cultuur in je team?

Feedbacksessie in een team nodig
Een tijd geleden, kreeg ik een telefoontje van een directeur van een mooi bedrijf in de hospitality branche. “Susan, kun je bij ons een feedbacksessie begeleiden? Het wordt tijd dat mijn MT-leden zich eens uitspreken naar elkaar. Dat gebeurt nu te weinig.”

Dat kan ik wel. Maar eerst ben ik nieuwsgierig naar de achtergrond van deze vraag.
Wat is precies de aanleiding om mij te bellen? Hoe loopt het verder in het team? Wat staat feedback het team in de weg? En wat staat er op het spel?

Deze directeur kon dat scherp benoemen. “Mensen zijn het niet gewend, voelen zich ongemakkelijk en willen de goede sfeer in onze MT-overleggen niet bederven. Noem het angst.” waren zijn woorden.

De gevolgen? “We spreken dingen af, maar komen lang niet altijd onze afspraken na. Dit leidt er soms toe, dat klanten niet het serviceniveau krijgen dat ze behoren te krijgen. Er spelen ook onderlinge irritaties die niet uitgesproken worden. Twee van de zes managers gaan elkaar momenteel liever uit de weg, maar moeten juist gezien onze aangescherpte targets, intensiever gaan samenwerken. Hier maak ik me zorgen over.”

Vertrouwensbasis ontbreekt
Mijn alarmbellen rinkelen. Ben jij leidinggevende, dan voel je waarschijnlijk ook aankomen: het echte issue is hier niet met een eenmalige feedbacksessie opgelost. Hier is voorwerk nodig. Feedback in een team vereist immers een stevige onderlinge vertrouwensrelatie. Een veilige basis. Dan pas gaan mensen zich echt uitspreken. Hun nek uitsteken door echt open kaart te spelen. En die basis ontbreekt momenteel in dit managementteam.

Nu ben ik benieuwd: hoe zit dit in jouw team? Voelen jouw mensen zich vrij genoeg om zich uit te spreken naar elkaar? Als ze iets niet zien zitten, zijn ze daar dan open over tijdens het teamoverleg? En als er onderlinge irritaties zijn, zoeken collega’s elkaar dan op en klaren ze de lucht? Of slikken ze het in en broeit het intussen onderhuids verder?

Mag het in jouw team ook wel wat opener?
Met deze 5 tips kun jij zelf het voorwerk doen. Ze gaan je helpen om de vertrouwensbasis die nodig is voor het geven van feedback in je team, te verstevigen.

1. Versterk relaties.
In je 1-op-1’s. Maar ook op de momenten dat je met je team (online) overlegt. Vul de agenda van je (management-)teammeeting eens niet 100% met inhoud, taken of projecten. Start je overleg bijvoorbeeld met een check-in en neem 10 minuten tijd om kort te delen hoe iedereen ‘erin’ zit momenteel of wat hij voor dit overleg belangrijk vindt. Je gaat relevante dingen horen en werkt tegelijkertijd aan de onderlinge verbinding.

2. Start met het geven van positieve feedback.
Maak er wekelijks een aandachtspunt van in plaats van je te beperken tot die twee keer per jaar tijdens de P-cyclus gesprekken. Hoe fijn is het om te horen dat je iets goed doet? Echt, het is niet overdreven. Iedere professional heeft behoefte aan waardering. Geef die erkenning door regelmatig aan een collega terug te geven wat je positief vindt en welk specifiek gedrag je waardeert. Je oefent zo je feedbackspier en de positieve dynamiek in je team groeit.

3. Vraag zelf actief naar feedback.
Door zelf ook naar feedback te vragen stimuleer je openheid binnen je team. Luister oprecht en vergeet niet te bedanken voor de feedback die je krijgt. Je zult zien dat je je collega’s ook vaker vragen: heb jij nog feedback voor mij?

4. Benoem vaker wat jij ervaart.
Spreek bijvoorbeeld uit als je ergens super enthousiast van wordt of dat iets je raakt. En ook dat je iets spannend of zorgelijk vindt. Je team weet zo beter hoe jij erin staat en je verlaagt hiermee de drempel voor je collega’s om ook opener te zijn. Het onderlinge vertrouwen verstevigt zo.

5. En vindt je team ergens iets van, waar je het totaal niet mee eens bent? Vervang je oordeel door nieuwsgierigheid.
Slik je mening even in. Ga niet overtuigen. Of ja-maren. Ben oprecht nieuwsgierig en vraag door hoe je team het precies ziet of ervaart. Dé waarheid bestaat immers niet. Als jij je als leidinggevende open kunt stellen voor hun beleving, zonder te oordelen, dan groeit de veiligheid.

Met deze acties draag jij bij aan de veiligheid en het onderlinge vertrouwen in je team. Een essentiële voorwaarde voor het geven van feedback.

Een ander punt dat je op orde wilt hebben vóórdat je met feedback aan de slag gaat: goede online verbinding en een positieve teamsfeer.

Wil jij leren hoe succesvolle teams dat voor elkaar krijgen, ook als je al maandenlang op afstand werkt? Praktische tools en handvaten krijgen die je direct zelf kunt inzetten tijdens je online teamoverleggen?

Doe dan mee aan de Masterclass ‘Online Verbinden Soepel Samenwerken’ die ik regelmatig organiseer. Geef je hier gratis op.