Feedback cultuur in je team

Hoe creëer je een feedback cultuur in je team?

Feedbacksessie nodig

Een tijd geleden, kreeg ik een telefoontje van een directeur van een mooi bedrijf. “Susan, kun je bij ons een feedbacksessie komen begeleiden? Het wordt tijd dat mijn MT-leden zich eens gaan uitspreken naar elkaar. Dat gebeurt nu te weinig. En onderlinge irritaties groeien”

Dat kan ik uiteraard. Maar eerst ben ik nieuwsgierig naar de achtergrond van deze vraag.
Wat staat feedback in de weg? Wat staat er op het spel? En wat wil het team?

Deze directeur kon dat scherp benoemen. “Mensen zijn het niet gewend, voelen zich ongemakkelijk en willen de goede sfeer in onze MT-overleggen niet bederven. Noem het angst,” waren zijn woorden.

De gevolgen? “We spreken dingen af maar handelen hier lang niet altijd na. Dit leidt er soms toe, dat klanten niet het gewenste serviceniveau krijgen. Twee van mijn managers botsen continu en gaan elkaar momenteel liever uit de weg. Maar ze moeten gezien onze aangescherpte targets, intensiever gaan samenwerken. Hier maak ik me zorgen over.”

Vertrouwensbasis ontbreekt

Mijn alarmbellen rinkelen. Ben jij leidinggevende, dan voel je waarschijnlijk ook al aankomen: het echte issue is hier niet met een eenmalige feedbacksessie opgelost. Hier is voorwerk nodig. Feedback vereist immers een stevige onderlinge vertrouwensrelatie. Een veilige basis. Dan pas gaan mensen zich echt uitspreken en hun nek uitsteken door open kaart te spelen. En die basis ontbreekt momenteel in dit managementteam.

Nu ben ik benieuwd: hoe zit dit in jouw team? Voelen jouw mensen zich vrij genoeg om zich uit te spreken naar elkaar? Als ze iets niet zien zitten, zijn ze daar dan open over tijdens het teamoverleg? En als er onderlinge irritaties zijn, zoeken collega’s elkaar dan op en klaren ze de lucht? Of slikken ze het in en broeit het intussen onderhuids verder?

Mag het in jouw team ook wel wat opener?

Met deze 5 tips kun jij als leidinggevende zelf je voorwerk doen. Ze gaan je helpen om die veilige basis die nodig is voor het geven van feedback, te verstevigen.

1. Investeer in de relatie.
Tijdens je één-op-één sessies, maar ook in je teamrelaties. Vul de agenda van je (management)-teammeeting eens niet 100% met inhoud, taken of projecten. Start je overleg bijvoorbeeld met een check-in en neem 10 minuten tijd om kort te delen hoe iedereen hier aan tafel zit vandaag of wat hij voor dit overleg belangrijk vindt. Je hoort dan relevante dingen en werkt tegelijkertijd aan de onderlinge verbinding.

2. Start met het geven van positieve feedback.
Maak hier wekelijks een aandachtspunt van in plaats van je te beperken tot die twee keer per jaar tijdens de P-cyclus gesprekken. Hoe fijn is het om te horen dat je iets goed doet? Echt, het is niet overdreven. Iedere professional heeft behoefte aan waardering. Geef die erkenning door regelmatig aan een collega terug te geven wat je positief vindt en welk specifiek gedrag je waardeert. Je oefent zo je feedback spier en de positieve dynamiek in je team groeit.

3. Vraag zelf actief naar feedback.
Door zelf ook naar feedback te vragen stimuleer je openheid binnen je team. Luister oprecht en vergeet niet te bedanken voor de feedback die je krijgt. Je zult zien dat je je collega’s ook vaker vragen: heb jij nog feedback voor mij?

4. Benoem vaker wat jij ervaart.
Spreek bijvoorbeeld uit als je ergens super enthousiast van wordt of dat iets je raakt. En ook dat je iets zorgelijk vindt. Je team weet zo beter hoe jij erin staat en je verlaagt hiermee de drempel voor je collega’s om ook opener te zijn. Het onderlinge vertrouwen verstevigt zo.

5. Vindt je team iets, waar je het niet mee eens bent?
Slik je mening even in. Ga niet overtuigen. Of ja-maren. Ben oprecht nieuwsgierig en vraag door hoe je team het precies ziet of ervaart. Dé waarheid bestaat immers niet. Als jij je als leidinggevende open kunt stellen voor hun beleving, zonder te oordelen, dan groeit de veiligheid.

Met deze acties, draag jij bij aan de vertrouwensbasis in je team. Een essentiële voorwaarde die nodig is voor een feedback cultuur. Want uiteindelijk wil je als leidinggevende, dat je teamleden elkaar zelf opzoeken en feedback geven als daar aanleiding toe is.

De directeur die me belde wilde hier overigens toch liever intensievere professionele begeleiding bij. Aan de oppervlakte leek de sfeer goed, maar er bleek veel oud zeer in zijn team.

Is de situatie in jouw team momenteel gespannen?
Dan is feedback cultuur wellicht nog een brug te ver. Hoe eerder jij als leidinggevende zelf aan de slag gaat met het werken aan vertrouwen, hoe makkelijker de teamsituatie te managen blijft.

Wil jij meer inzichten en tips hiervoor ontvangen?
Download dan het gratis e-book Strubbelingen in je team. 7 interventies voor betere samenwerking en prestaties. Je wilt vertrouwensbreuken in je team immers vóór zijn!

DOWNLOAD E-BOOK