De tijd van strategiesessies, jaarplannen en budgetrondes is aangebroken.
Nieuwe plannen voor 2022 gericht op groei, vernieuwing, fusie of een cultuurverandering zijn in de maak. Aan jou als leidinggevende de taak om je team, afdeling of divisie zo snel mogelijk warm te krijgen voor die ambities.
Om je mensen nut en noodzaak van de plannen of nieuwe werkwijzen te laten inzien. En om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Zodat iedereen ook komend jaar de schouders er weer onder zet.
Toch merk ik dat veel leidinggevenden er tegenop zien om de nieuwe jaarplannen aan hun team te ‘verkopen’. Wetende dat het een uitdaging wordt om hier draagvlak voor te krijgen. Een deel van het team op de rem gaat staan. En dit de nodige tegenwind en moeizame gesprekken betekent.
Hoe komt dit? Hierbij 3 valkuilen die ik regelmatig observeer als leiders weerstand ervaren.
Waarom het belangrijk is om je van deze valkuilen bewust te zijn?
Je kunt hiermee niet alleen een hoop onnodige weerstand en schadeherstel voorkomen. En als je het slim aanpakt, sla je zelfs 2 vliegen in een klap.
Over welke 3 valkuilen heb ik het?
Valkuil 1: Je ziet weerstand als een probleem.
Als je bij de aankondiging van een nieuw plan weerstand of kritiek krijgt, dan kun je dat als negatief of als ‘een probleem’ ervaren. En dan is je neiging misschien dat je lastige opmerkingen of vragen probeert te omzeilen of bestrijden met steekhoudende tegenargumenten. Of dat je kritiek in de kiem smoort, om te voorkomen het ‘negatieve’ overslaat op andere collega’s. Herkenbaar?
Hier gaat het vaak mis. En ik steek mijn hand in eigen boezem. Meer dan eens heb ook ik me, tijdens cultuursessies waarin medewerkers echt geen heil zagen in de veranderplannen, laten verleiden om er tegen in te gaan. Om zo nu en dan iemand subtiel af te kappen. En snel door te gaan met het volgende agenda-onderdeel. Mijn ervaring: het zet geen zoden aan de dijk. Sterker nog: het werkt juist averechts. Want onbewust wakker je de weerstand juist aan. Wordt verzet (onderhuids) feller, muurtjes hoger en neemt het aantal afhakers toe.
Wat veel effectiever werkt: zie weerstand als de oplossing. De oplossing om sneller draagvlak te creëren voor je plannen. Door weerstand, in welke vorm dan ook, als aanknopingspunt te zien voor verbinding. Want in die weerstand zit altijd cruciale informatie. Informatie over: waar zitten de zorgen, waar zijn mensen bang voor, wat vindt je team echt belangrijk, welke andere of slimmere ideeën zijn er. Achter die weerstand zit vaak enorm veel betrokkenheid en energie.
Als je weerstand als de oplossing ziet, dan worden opmerkingen en vragen, zowel de positieve als kritische, openingen om die belangrijke informatie en betrokkenheid zo snel mogelijk op tafel krijgen. Om te leren wie er enthousiast is en bij wie nog vragen leven. Bij wie nog veel twijfel of angst zit en wat er nodig is om dat weg te nemen.
Zodra jij de kritiek en bezwaren die er in je team leven serieus neemt en bereid bent oprecht te luisteren naar zowel de vóór- als de tegenstanders van nieuwe plannen, ga je merken dat het verzet minder wordt. En je hele team jou nog serieuzer neemt.
Valkuil 2: Het goede gesprek komt moeilijk van de grond. Commitment en eigenaarschap blijven dus ook laag.
Een goed teamgesprek is nodig, om 2 redenen.
Ten eerste: om te voorkomen dat dit een plan uit de koker van de RVB of jou als manager blijft. Top down ingeschoten en simpelweg iets dat ‘moet’. En hoe helder jouw presentatie over doel, noodzaak en kansen ook is, het is vaak niet genoeg om je team echt warm te krijgen voor plannen die grote inspanningen of veranderingen vragen. Er is echt meer interactie nodig om te bewerkstelligen dat dit een gezamenlijk teamplan of ‘ons afdelingsplan’ wordt. En dat is waar je naar toe wilt.
Ten tweede: je wilt dat mensen expliciet hun commitment uitspreken voor die nieuwe gezamenlijke ambities en doelen. Want alleen dan zullen ze zich ook echt verantwoordelijk gaan voelen voor de uitvoering van het plan. Dit is essentieel om te voorkomen dat jij later dit jaar niet te maken krijgt met gebrek aan eigenaarschap. Ook hier komt een open teamgesprek waarbij elk teamlid zich echt durft uit te spreken om de hoek kijken.
Zo’n gesprek in goede banen leiden, is vaak hard werken voor jou als leidinggevende, gezien de vele ja-maren, stokpaardjes, zijpaden of details waar teamleden ‘inschieten’. Of doordat steeds dezelfde mensen aan het woord zijn en anderen zich terugtrekken, waardoor echte openheid, gelijkwaardigheid en veiligheid ontbreekt.
Herken je dit of stoor je je aan de manier waarop dit soort gesprekken in jouw team lopen, dan is dit mijn tip: verdiep je in hoe je communicatievaardigheden op team-niveau versterkt, zodat je belangrijke teamgesprekken samen wel goed kunt voeren. Als je nu besluit om hierin te investeren met je team, dan ervaar je binnen een paar weken een wereld van verschil. Dit draag niet alleen bij aan de acceptatie van je plannen, maar ook aan de effectiviteit van álle teamoverleggen, gesprekken en het onderlinge vertrouwen.
Valkuil 3: Je gaat voorbij aan het functioneren van je team.
Als je signaleert dat je team de laatste maanden vermoeider is of stroperig werkt – en ik hoor dat veel teams dat momenteel ervaren – dan wil of moet je daar iets mee. Het kan ook zijn dat oplopende verzuim- en verloopcijfers het je vertellen.
Zowel jij als ik weten: hoe beter je team in vorm is en functioneert, hoe groter de kans dat een ambitieus plan in goede aarde valt. En hoe groter de kans dat het lukt om die doelen samen ook echt waar te maken.
Want het is vaak geen reëele optie om te zeggen: mijn team is niet in vorm, dus ik stel de jaartargets naar beneden bij. Wat dan wel?
Draai het om: grijp dit moment aan om met elkaar vast te stellen wat jullie als team te ontwikkelen hebben, zodat die nieuwe doelen wél haalbaar zijn. Zo sla je 2 vliegen in één klap.
Heel eerlijk: dit zie ik in maar heel weinig jaarplannen terugkomen. Een gemiste kans.
Nu hoor ik je denken. ‘Jij hebt mooi praten Susan. Er ligt veel op ons bord. En hoe belangrijk ik het ook vind, teamontwikkeling kunnen we er nu echt niet bij hebben.’
Dit is een denkfout als je het mij vraagt. Want hierdoor zie ik helaas vaak gebeuren wat je niet wilt: een team ploetert dan onder hoge druk naar eer en geweten verder, maar glijdt ongemerkt verder af in functioneren. Doordat de team-effectiviteit daalt, wordt jij vaker de operatie ingezogen en neemt jouw workload toe. En dat heeft weer impact op jouw effectiviteit. Voor je het weet belandt je zo samen in een vicieuze cirkel.
Leidinggevenden die een nieuw ambitieus jaarplan wél aangrijpen om tegelijkertijd de communicatie en samenwerking een boost te geven ervaren juist het tegenovergestelde: er ontstaat een positief vliegwiel effect.
Want ook al overzie je nu nog niet hoe, 9 van de 10 keer versterkt dit elkaar! Dat durf ik stellig te beweren omdat ik na meer dan honderd sessies en trajecten begeleid te hebben, waarbij ik zelf zo’n tweeledig doel te realiseren had, heb ervaren dat het echt kan: medewerkers mee krijgen in nieuwe grootscheepse plannen of organisatieveranderingen. Én tegelijkertijd de teamsamenwerking weer als een geoliede machine laten draaien.
En dat laatste is serieus een van de belangrijkste teamvaardigheden die je kunt leren om in 2022 en ook daarna topprestaties te blijven leveren.
Nu ben ik benieuwd, welke van deze 3 valkuilen herken je? Heb je een aanvulling of zie je het totaal anders? Laat het me weten! Ik kijk uit naar je reactie via susan@teamsmettoekomst.nl.
Als dit artikel bij je resoneert en jij meer wilt weten over hoe je:
1. én je draagvlak voor het jaarplan 2022 vergroot
2. én een doorbraak in je team-functioneren en samenwerking realiseert, zodat je met je team met gemak die 2022 targets realiseert, plan dan hier een persoonlijk en vrijblijvend ‘Doorbraak-in-je-team-gesprek’ met me in. Dan maken we kennis, kijken we samen naar de specifieke uitdagingen in jouw team en wat je kunt doen om komend jaar een vliegende start te maken!